LEISTUNGEN · INBOUND
Persönliche Erreichbarkeit. Strukturierte Bearbeitung.
Unser Inbound-Service verbindet persönliche Telefonannahme mit klaren Prozessen. Von der Aufnahme eines Anliegens über die Dokumentation bis zum Versand von Informationen und der Bearbeitung zeitkritischer Havarien können Abläufe individuell auf Ihr Unternehmen abgestimmt werden.
01 · LEISTUNGSBEREICH
Anrufannahme
Der erste Kontakt soll sich wie ein Teil Ihres Unternehmens anfühlen.
01
Individuelle Gesprächsannahme
Wir passen unsere Gesprächsführung branchenübergreifend an Ihr Unternehmen, Ihre Abläufe und Ihre Kunden an. Durch individuell abgestimmte Vorgaben, Formulierungen und Prozesse entsteht für den Anrufer ein natürlicher Dialog – mit dem Gefühl, direkt mit Ihrem Unternehmen zu sprechen.
02
Überlauf oder Vertretung
Ob bei hohem Anrufaufkommen, während laufender Gespräche oder kurzfristig aufgrund interner Termine: Wir übernehmen flexibel, wenn Sie gerade nicht erreichbar sind. So bleiben Ihre Anrufer zuverlässig betreut, ohne dass Gespräche verloren gehen oder lange Wartezeiten entstehen. Auch nach Ihren Öffnungszeiten werden Gespräche von uns verarbeitet und an zuständige Stellen zur Weiterbearbeitung am nächsten Werktag weitergeleitet.
03
Flexible Zeiten
Sie bleiben flexibel – und sind für Ihre Kunden trotzdem erreichbar. Sie entscheiden selbst, wann Anrufe zu uns geroutet werden: dauerhaft, zu festen Zeiten oder kurzfristig nach Bedarf. So vermeiden Sie verpasste Anrufe, entlasten Ihr Team und sichern eine zuverlässige Erreichbarkeit – genau dann, wenn Sie Unterstützung benötigen.
02 · LEISTUNGSBEREICH
Dokumentation
Informationen vollständig erfassen und nachvollziehbar aufbereiten.
01
Pflichtinformationen erfassen
Sie bestimmen, welche Informationen wichtig sind. Ob E-Mail-Adresse, Objektdaten, Kundennummer oder sogar die Schuhgröße – wir erfassen genau die Angaben, die Sie für Ihre Prozesse benötigen. So erhalten Ihre Mitarbeitenden vollständige und direkt verwertbare Informationen und vermeiden unnötige Rückfragen.
02
Strukturierte Gesprächsnotizen
Weniger Rückfragen. Schnellere Bearbeitung. Mehr Zeit für Ihr Team. Wir erfassen alle für Ihre Abläufe relevanten Informationen bereits im Gespräch und dokumentieren diese strukturiert. Ihre Mitarbeitenden erhalten damit eine vollständige Grundlage für die weitere Bearbeitung – ohne den Anrufer erneut kontaktieren zu müssen. Das spart Zeit, reduziert Aufwand und sorgt für einen reibungslosen Serviceprozess.
03
Effizienz im Gespräch
Korrekte Daten von Anfang an – für eine schnellere Weiterverarbeitung. Durch klar definierte Gesprächsabläufe, Pflichtfelder und datenschutzkonform hinterlegte Stammdaten erfassen wir Informationen strukturiert und möglichst fehlerfrei. So werden falsche Rufnummern, unvollständige Angaben oder fehlerhafte Zuordnungen vermieden. Das reduziert Rückfragen, verhindert unnötige Korrekturen und sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeitenden direkt mit verlässlichen Daten weiterarbeiten können.Gesprächsergebnisse können als strukturierte Nachricht oder Ticket für die weitere Bearbeitung vorbereitet werden.
03 · LEISTUNGSBEREICH
Versand
Informationen zielgerichtet und über den passenden Weg weitergeben.
01
Gezielte Weiterleitung
Weniger interne Wege. Schnellere Bearbeitung. Wir ordnen Anrufe bereits bei der Annahme der richtigen Abteilung, einzelnen Mitarbeitenden oder einer zentralen Stelle zu. Dadurch entfallen unnötige Weiterleitungen, Rückfragen und Abstimmungen. Das spart Zeit, reduziert den internen Aufwand und sorgt dafür, dass Anliegen direkt dort bearbeitet werden, wo die passende Zuständigkeit liegt.
02
Kanalgerechte Zustellung
Schneller zugestellt. Schneller bearbeitet. Informationen, Meldungen und Beauftragungen werden genau über den Kanal übermittelt, der zu Ihren Abläufen passt – per E-Mail, Microsoft Teams, WhatsApp oder über angebundene Plattformen und Schnittstellen. So vermeiden Sie unnötige Umwege und Medienbrüche, erreichen zuständige Personen schneller und verkürzen die Zeit bis zur Bearbeitung deutlich.
03
Zeitnahe Übermittlung
Gespräch beendet – Bearbeitung kann beginnen. Unsere Mitarbeitenden werden auf eine simultane Arbeitsweise geschult und dokumentieren relevante Informationen bereits während des Gesprächs. Mit Gesprächsende wird das Ticket unmittelbar versendet, sodass keine zusätzliche Nachbearbeitungszeit entsteht und Ihr Team Anliegen direkt weiterbearbeiten kann.
04 · LEISTUNGSBEREICH
Havarie
Zeitkritische Anliegen brauchen klare Regeln und schnelle Entscheidungen.
01
Notdienstrelevanz prüfen
Anhand gemeinsam definierter Kriterien wird eingeordnet, ob ein Anliegen unmittelbar bearbeitet werden muss oder regulär weitergegeben werden kann.
02
Bereitschaft signalisieren
Bei relevanten Störungen können hinterlegte Bereitschaften, Dienstleister oder Ansprechpartner nach den vereinbarten Eskalationswegen kontaktiert werden.
03
Eskalationssichere Übergabe
Zeitkritische Vorgänge werden nach klaren Regeln weitergegeben, damit Zuständigkeit, Reaktion und Bearbeitungsweg eindeutig nachvollziehbar bleiben.
Möglichkeiten in der Zusammenarbeit
Unser Inbound-Service wird nicht in ein starres Standardschema gepresst. Inhalte, Zuständigkeiten, Versandwege und Bearbeitungsabläufe können so gestaltet werden, dass sie zu Ihren bestehenden Prozessen passen.
Gemeinsame Konzeption
Gesprächsabläufe, Pflichtinformationen, Versandwege und Eskalationsregeln werden gemeinsam mit Ihnen definiert.
Individuelle Zuständigkeiten
Ansprechpartner, Weiterleitungen, Verteiler und Bereitschaften können kundenspezifisch hinterlegt werden.
Laufende Anpassung
Ändern sich Prozesse oder Anforderungen, kann die Zusammenarbeit entsprechend weiterentwickelt werden.